Chính sách Bảo mật & Thông báo Xử lý Dữ liệu Cá nhân
Privacy & Personal Data Processing Notice
Phiên bản cập nhật / Updated version: 16/09/2026
Chủ thể Xử lý Dữ liệu / Data Processing Entity
Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân (tùy hoạt động cụ thể) / Personal Data Controller or Personal Data Controller-cum-Processor (depending on the specific activity): [● tên pháp nhân chủ quản Portal/đơn vị vận hành có thẩm quyền]
Địa chỉ / Address: [●]
Đầu mối bảo vệ dữ liệu cá nhân / Privacy Contact: [● email/hotline]
Vai trò xử lý dữ liệu giữa KiN, từng cơ sở lưu trú, nhà cung cấp PMS/cloud và Đối tác B2B được xác định theo hoạt động xử lý thực tế và thỏa thuận liên quan, phù hợp pháp luật áp dụng / The data-processing roles among KiN, each property, PMS/cloud providers and the B2B Partner are determined by the actual processing activity and relevant agreements in accordance with applicable law.
Quyền riêng tư của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi!
Your privacy matters to us!
Tại KiN, chúng tôi cam kết bảo vệ thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp và tôn trọng quyền riêng tư của Quý Đối tác B2B. Trước khi sử dụng Cổng Khách hàng Doanh nghiệp KiN ("Portal") hoặc cung cấp bất kỳ dữ liệu nào, chúng tôi khuyến khích Quý Đối tác xem kỹ Chính sách Bảo mật này để hiểu rõ cách thức thông tin được thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ.
At KiN, we are deeply committed to protecting your personal and corporate information and respecting your privacy. Before using the KiN Business Portal ("Portal") or submitting any data, we encourage you to carefully review this Privacy Policy to understand how your information is collected, used, stored, and safeguarded.
1. Phạm vi, Loại dữ liệu & Nguồn thu thập
Scope, Data Categories & Sources
1.1 Chính sách này áp dụng đối với: (i) người đại diện/người dùng của Đối tác B2B; (ii) nhân viên, khách được bảo trợ hoặc người lưu trú có thông tin được nhập vào Portal; và (iii) người liên hệ với KiN liên quan đến tài khoản, đặt phòng, thanh toán hoặc khiếu nại.
This Notice applies to: (i) representatives/users of B2B Partners; (ii) employees, sponsored guests or staying guests whose information is entered into the Portal; and (iii) persons contacting KiN in connection with accounts, bookings, payments or complaints.
1.2 Tùy từng chức năng, KiN có thể xử lý: thông tin nhận dạng và liên hệ; thông tin doanh nghiệp, chức danh và thẩm quyền; thông tin tài khoản/xác thực; dữ liệu đặt phòng và lưu trú; thông tin hóa đơn; chứng từ chuyển khoản và mã giao dịch; thông tin giấy tờ nhận dạng cần thiết khi check-in/khai báo lưu trú theo pháp luật; yêu cầu đặc biệt do người dùng chủ động cung cấp; địa chỉ IP, thiết bị, thời gian đăng nhập, nhật ký thao tác và dữ liệu an ninh hệ thống. Người dùng không nên nhập dữ liệu nhạy cảm hoặc dữ liệu không cần thiết vào trường ghi chú tự do.
Depending on the relevant function, KiN may process identity/contact details; corporate, title and authorization information; account/authentication data; booking and stay data; invoicing information; bank-transfer evidence and transaction references; identification details necessary for check-in/legal guest registration; special requests voluntarily provided by users; IP address, device, login time, activity logs and system-security data. Users should not enter sensitive or unnecessary personal data in free-text fields.
1.3 Dữ liệu được thu thập trực tiếp từ người dùng/Đối tác, từ Quản trị viên Doanh nghiệp, từ khách lưu trú khi làm thủ tục, từ PMS/hệ thống vận hành có liên quan và tự động từ việc sử dụng Portal trong phạm vi được pháp luật cho phép.
Data is collected directly from users/Partners, Corporate Admins, guests during stay procedures, relevant PMS/operational systems and automatically from Portal usage to the extent permitted by law.
2. Mục đích Thu thập thông tin
Purpose of Data Collection
2.1 Để vận hành Portal và cung cấp dịch vụ đặt phòng doanh nghiệp, KiN chỉ xử lý thông tin cá nhân/doanh nghiệp cho các mục đích cụ thể, hợp pháp được nêu dưới đây. Trường hợp việc xử lý dựa trên sự đồng ý, sự đồng ý phải được cung cấp trên cơ sở đã được thông tin, cụ thể và có thể kiểm chứng; đối với các mục đích tùy chọn khác nhau, KiN sẽ tách riêng cơ chế đồng ý khi pháp luật yêu cầu. Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là đồng ý.
To support B2B Portal operations and deliver corporate reservation services, we process personal and corporate information only for specified and lawful purposes, including the following. Where consent is the applicable processing condition, it must be informed, specific and verifiable; separate consent will be requested for separate optional purposes where required. Silence or inactivity is not treated as consent.
Xác minh danh tính & Hồ sơ: Xác minh danh tính người đại diện, nhân viên vận hành và bảo đảm tính chính xác của Hồ sơ Doanh nghiệp khi xét duyệt tài khoản B2B.
Identity & Profile Verification: To verify the identity of authorized representatives and booking agents, ensuring corporate profile accuracy during account approval workflows (from pending to approved).
Xử lý Đơn hàng & Thanh toán: Xử lý các yêu cầu đặt phòng, quản lý Số dư Trả trước, đối soát chứng từ nạp tiền chuyển khoản ngân hàng và phát hành xác nhận đặt phòng.
Order & Payment Processing: To process booking requests, manage active Prepaid Balances, reconcile bank transfer top-up receipts, and issue formal booking confirmations.
Cá nhân hóa & Giá ưu đãi: Cá nhân hóa trải nghiệm sử dụng Portal, cấu hình tỷ lệ chiết khấu riêng biệt và áp dụng khung giá ưu đãi theo Hợp đồng Nguyên tắc B2B đã ký kết.
Personalization & Corporate Pricing: To personalize the Portal experience, configure company-specific discount structures, and enforce contractual rates under active B2B Master Contracts.
Chăm sóc Khách hàng Doanh nghiệp: Duy trì, nâng cao chất lượng Dịch vụ Khách hàng Doanh nghiệp và quản lý mối quan hệ đối tác B2B lâu dài.
Corporate Relationship Management: To maintain and enhance KiN Business Partner Services and support the contractual B2B relationship.
An toàn Hệ thống & Nhật ký Giao dịch: Duy trì nhật ký hệ thống, bảo đảm an ninh mạng, phòng chống gian lận chứng từ và cách ly dữ liệu giữa các doanh nghiệp.
System Integrity & Security Auditing: To maintain automated system audit trails, enforce cybersecurity, prevent payment fraud, and guarantee multi-tenant corporate data isolation.
2.2 Tiếp thị & Truyền thông tùy chọn / Optional Marketing Communications: Việc gửi quảng cáo, ưu đãi hoặc truyền thông tiếp thị không cần thiết cho việc thực hiện đặt phòng phải được quản lý tách biệt với sự đồng ý/đăng ký dịch vụ bắt buộc; người nhận có thể từ chối theo cơ chế được cung cấp và theo pháp luật áp dụng / Marketing, promotional offers or other communications not necessary for performance of a booking must be managed separately from mandatory service/account acceptance; recipients may opt out through the provided mechanism and in accordance with applicable law.
3. Sử dụng thông tin Cá nhân & Doanh nghiệp
Use of Personal & Corporate Information
3.1 Dữ liệu cá nhân và dữ liệu doanh nghiệp chỉ được xử lý cho các mục đích nêu trong Chính sách này hoặc mục đích khác được thông báo hợp pháp cho chủ thể dữ liệu. KiN không bán dữ liệu cá nhân như một sản phẩm thương mại. Dữ liệu chỉ được cung cấp hoặc cho phép bên thứ ba truy cập khi cần thiết để cung cấp dịch vụ, theo thỏa thuận xử lý dữ liệu hợp pháp, để tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền/lợi ích hợp pháp hoặc theo căn cứ khác được pháp luật cho phép, kèm biện pháp bảo vệ phù hợp.
Personal and corporate data is processed only for the purposes described in this Notice or other purposes lawfully notified to the relevant data subject. KiN does not sell personal data as a commercial product. Data may be disclosed or made accessible to third parties only where necessary for service delivery, lawful processing arrangements, compliance, protection of legitimate rights/interests, or another basis permitted by applicable law, subject to appropriate safeguards.
Sự đồng ý rõ ràng: Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý, chủ thể dữ liệu liên quan phải đưa ra sự đồng ý rõ ràng, cụ thể và có thể kiểm chứng sau khi được thông tin về loại dữ liệu, mục đích xử lý, bên kiểm soát/bên kiểm soát và xử lý dữ liệu liên quan và các quyền áp dụng. Đồng ý cho một mục đích không mặc nhiên là đồng ý cho mục đích khác.
Explicit Consent: Where consent is required, the relevant data subject has provided a clear, specific and verifiable consent after being informed of the data categories, processing purposes, relevant controller/controller-processor and applicable rights. Consent for one purpose does not automatically extend to a separate purpose.
Thực hiện Dịch vụ: Việc chia sẻ thông tin là bắt buộc để hoàn tất các dịch vụ đặt phòng, lưu trú mà Quý Đối tác đã yêu cầu.
Service Delivery Requirements: It is strictly required to fulfill reservation and lodging services requested by the Partner.
Nghĩa vụ Pháp lý: Thông tin được yêu cầu cung cấp theo quy định của pháp luật hoặc lệnh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Legal & Regulatory Compliance: It is required by applicable law, court order, or competent regulatory authority.
Bảo vệ Quyền & An toàn: Cần thiết để bảo vệ quyền, tài sản hoặc an toàn của KiN, các Đối tác Doanh nghiệp khác hoặc khách lưu trú.
Protection of Rights & Safety: It is necessary to protect the legal rights, property, or safety of KiN, other Corporate Partners, or guests.
3.2 KiN áp dụng các biện pháp quản trị, tổ chức và kỹ thuật phù hợp với tính chất và mức độ rủi ro của hoạt động xử lý, bao gồm phân quyền truy cập theo vai trò, cách ly dữ liệu, xác thực, ghi nhật ký truy cập, sao lưu/khôi phục và quy trình quản lý sự cố.
KiN applies appropriate administrative, organizational and technical safeguards, including role-based access controls, data isolation, authentication, access logging, backup/recovery measures and incident-management procedures appropriate to the nature and risk of processing.
4. Dữ liệu của Nhân viên/Khách do Đối tác cung cấp
Personal Data of Employees/Guests Provided by Partners
Khi Đối tác hoặc Quản trị viên Doanh nghiệp nhập dữ liệu của nhân viên, khách được bảo trợ hoặc người khác vào Portal, Đối tác cam kết rằng việc cung cấp dữ liệu đó có căn cứ hợp pháp, dữ liệu là phù hợp và không vượt quá mức cần thiết, đồng thời đã thông báo cho người liên quan về việc dữ liệu sẽ được chuyển cho KiN để xử lý theo Chính sách này, trừ trường hợp pháp luật cho phép xử lý mà không cần thông báo/đồng ý theo điều kiện áp dụng. Đối tác không được sử dụng Portal để tải lên dữ liệu cá nhân của người không liên quan hoặc dữ liệu nhạy cảm không cần thiết.
When a Partner or Corporate Admin enters personal data of employees, sponsored guests or other persons into the Portal, the Partner represents that such disclosure has a lawful basis, is relevant and limited to what is necessary, and that the relevant person has been informed that the data will be provided to KiN for processing under this Notice, except where applicable law permits processing without such notice/consent. The Portal must not be used to upload unrelated personal data or unnecessary sensitive data.
5. Ai có quyền truy cập thông tin của bạn
Who Has Access to Your Information
Chúng tôi giới hạn quyền truy cập thông tin của Quý Đối tác trong phạm vi các nhân sự và tổ chức thực sự cần thiết để vận hành dịch vụ:
We strictly restrict access to your information to only those entities necessary for operating and delivering Portal services:
Nhân sự KiN được ủy quyền: Đội ngũ Bán hàng, Đội ngũ Kế toán, Nhân viên vận hành PMS và Đội ngũ Chăm sóc Khách hàng Doanh nghiệp của KiN.
Authorized KiN Personnel: Designated KiN staff managing corporate sales, accounting verification, PMS hotel operations, and corporate partner support.
Quản trị viên Doanh nghiệp (Corporate Admin): Người quản trị tài khoản B2B do Doanh nghiệp chỉ định có quyền xem và quản lý danh sách đặt phòng, lịch sử giao dịch và nhân viên thuộc nội bộ doanh nghiệp mình.
Corporate Account Administrators: Authorized Corporate Admins designated by the Partner to oversee internal employee bookings, credit balances, and transaction records.
Đối tác & Nhà cung cấp Dịch vụ: Các nhà cung cấp kỹ thuật và vận hành cần thiết cho Portal và dịch vụ lưu trú (bao gồm PMS, hosting/cloud, email/SMS, an ninh mạng, IT support và nhà cung cấp được phê duyệt khác). KiN yêu cầu các nghĩa vụ phù hợp về bảo mật, xử lý dữ liệu và an toàn thông tin tùy vai trò của từng nhà cung cấp và pháp luật áp dụng.
Approved Service Providers: Technical and operational service providers needed to operate the Portal and accommodation services (including PMS, hosting/cloud, email/SMS, cybersecurity, IT support and other approved vendors). KiN will require appropriate confidentiality, data-processing and security obligations according to each provider's role and applicable law.
Chuyển dữ liệu ra nước ngoài / Cross-Border Processing
Trường hợp dữ liệu được lưu trữ, truy cập, hỗ trợ kỹ thuật hoặc xử lý bởi nhà cung cấp/hệ thống đặt ngoài Việt Nam, KiN sẽ đánh giá và thực hiện các yêu cầu về chuyển/xử lý dữ liệu xuyên biên giới, hồ sơ đánh giá tác động, hợp đồng và biện pháp bảo vệ theo pháp luật áp dụng, trừ trường hợp được miễn hoặc áp dụng cơ chế khác theo pháp luật. Việc sử dụng cloud/PMS nước ngoài không mặc nhiên làm mất nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu.
Where data is stored, accessed, technically supported or otherwise processed by vendors/systems outside Vietnam, KiN will assess and implement applicable requirements concerning cross-border processing/transfer, impact-assessment records, contractual controls and safeguards, unless an exemption or other lawful mechanism applies. Use of foreign cloud/PMS infrastructure does not by itself remove data-protection obligations.
Cơ quan Quản lý Nhà nước: Các cơ quan chức năng có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật bắt buộc phải khai báo (như khai báo lưu trú, kiểm toán tài chính).
Government & Regulatory Authorities: Competent government agencies if mandated by legal requirements (e.g., guest registration compliance, financial audits).
6. Quyền của Chủ thể dữ liệu & Cách thực hiện
Data Subject Rights & Requests
6.1 Theo pháp luật áp dụng, chủ thể dữ liệu có thể có quyền: được biết về hoạt động xử lý; đồng ý/không đồng ý và rút lại sự đồng ý; truy cập, xem và chỉnh sửa/yêu cầu chỉnh sửa; yêu cầu cung cấp, xóa hoặc hạn chế xử lý; phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện/yêu cầu bồi thường; và yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu. Một số quyền có thể bị giới hạn hoặc từ chối trong trường hợp pháp luật cho phép, ví dụ khi dữ liệu phải được lưu giữ để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp hoặc bảo vệ quyền hợp pháp của bên liên quan.
Subject to applicable law, data subjects may have rights to be informed of processing; consent/refuse and withdraw consent; access, review and correct/request correction; request provision, deletion or restriction; object to processing; complain, report, bring claims/seek compensation; and request protective measures. Certain requests may be restricted or refused where permitted by law, including where data must be retained for legal obligations, dispute resolution or protection of lawful rights.
6.2 Yêu cầu được gửi đến đầu mối Privacy Contact công bố ở đầu Chính sách. KiN có thể yêu cầu thông tin hợp lý để xác minh danh tính, thẩm quyền và phạm vi yêu cầu trước khi xử lý; kết quả được phản hồi theo thời hạn pháp luật áp dụng.
Requests should be sent to the Privacy Contact stated at the beginning of this Notice. KiN may request reasonable information to verify identity, authority and request scope before acting, and will respond within applicable statutory timelines.
7. Lưu trữ và Bảo quản dữ liệu
Data Retention & Deletion
7.1 Chúng tôi chỉ lưu trữ thông tin cá nhân và dữ liệu giao dịch trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích thu thập, đối soát tài chính B2B, hoặc theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành. Khi thông tin không còn cần thiết hoặc khi Hợp đồng Nguyên tắc chấm dứt, dữ liệu sẽ được xóa hủy an toàn, khử nhận dạng hoặc lưu trữ bảo mật theo quy định.
Personal data and transaction records are retained according to an internal retention schedule tied to the purpose of processing and applicable legal retention requirements (including, where relevant, accounting, tax, accommodation/guest-registration, security, dispute and evidentiary obligations). Termination of a B2B contract does not automatically require immediate deletion of records that KiN must lawfully retain. When retention is no longer necessary or permitted, data will be securely deleted, anonymized or otherwise disposed of in accordance with applicable law.
7.2 Sự cố dữ liệu / Data Incidents
KiN duy trì quy trình phát hiện, đánh giá, khoanh vùng, ghi nhận và khắc phục sự cố dữ liệu cá nhân. Khi sự cố làm phát sinh nghĩa vụ thông báo/báo cáo theo pháp luật, KiN sẽ thực hiện trong thời hạn luật định và lưu hồ sơ sự cố theo yêu cầu.
KiN maintains procedures to detect, assess, contain, document and remediate personal-data incidents. Where an incident triggers notification/reporting duties under applicable law, KiN will make the required notification/report within the applicable statutory period and retain incident records as required.
8. Thứ tự Ưu tiên Hợp đồng Nguyên tắc B2B
Master Contract Precedence
Nếu Hợp đồng Nguyên tắc B2B có quy định cụ thể về bảo vệ dữ liệu, các quy định đó được đọc cùng Chính sách này. Hợp đồng Nguyên tắc B2B có thể phân bổ trách nhiệm giữa KiN và Đối tác nhưng không được loại trừ hoặc làm giảm nghĩa vụ/quyền bắt buộc theo pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu có mâu thuẫn, quy định pháp luật bắt buộc được ưu tiên; ngoài phạm vi đó, điều khoản hợp đồng hợp pháp và cụ thể hơn áp dụng cho hoạt động xử lý tương ứng.
If a B2B Master Contract contains specific data-protection provisions, those provisions will be read together with this Notice. The B2B Master Contract may allocate responsibilities between KiN and the Partner but cannot waive or override mandatory obligations or rights under applicable personal-data protection law. In the event of inconsistency, mandatory law prevails; otherwise the more specific lawful contractual provision applies to the relevant processing activity.
9. Trẻ em
Minors
Tài khoản Portal chỉ dành cho người dùng doanh nghiệp có thẩm quyền. Dữ liệu của trẻ em chỉ được xử lý trong phạm vi cần thiết cho việc lưu trú/dịch vụ và nghĩa vụ pháp lý liên quan, thông qua cha/mẹ, người giám hộ hoặc Đối tác có thẩm quyền theo pháp luật. KiN không sử dụng dữ liệu trẻ em cho tiếp thị trực tiếp trên cơ sở tài khoản B2B nếu không có căn cứ pháp lý phù hợp.
Portal accounts are intended only for authorized business users. Personal data of minors is processed only to the extent necessary for accommodation/services and related legal obligations, through a parent, guardian or duly authorized Partner as permitted by law. KiN does not use minors' data for direct marketing through the B2B account without an appropriate lawful basis.
10. Ngôn ngữ
Language
Chính sách này được công bố bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Đối với việc tuân thủ pháp luật và xử lý dữ liệu tại Việt Nam, nếu có khác biệt giữa hai bản, bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng, trừ phạm vi pháp luật cho phép các bên có thỏa thuận hợp pháp khác.
This Notice is published in Vietnamese and English. For compliance and personal-data processing in Vietnam, the Vietnamese text prevails in case of inconsistency, except to the extent applicable law permits a lawful contractual arrangement otherwise.
11. Liên hệ và Hỗ trợ
Questions & Contact
Nếu Quý Đối tác có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc hoặc yêu cầu nào liên quan đến Chính sách Bảo mật này hoặc cách thức xử lý dữ liệu trên Cổng B2B, xin vui lòng liên hệ với Đội ngũ KiN Business để được hỗ trợ kịp thời.
If you have any questions or concerns regarding this Privacy Policy or how your corporate data is handled on the Portal, please feel free to reach out to the KiN Business Team.
